Pelaksanaan proyek monitoring dan evaluasi proyek

 B. Pelaksanaan Proyek

1. Penyusunan Tim/Kelompok

Pembentukan tim dilakukan setelah observasi awal. Gunakan aplikasi pengolah data/kata untuk mencatat/mendokumentasikan hasil kerja kelompok.

2. Pembagian Peran

Peran yang dapat dipilih oleh setiap anggota kelompok sebagai berikut:

●Project Manager

Tugasnya: 

• Menyusun jadwal kerja.
• Menyusun pembagian kerja kelompok.
• Membangun komunikasi dengan RT/RW.
• Memonitor jalannya proyek.

●System Analyst

Tugasnya:

• Melakukan analisis proses.
• Mendefinisikan kebutuhan pengurus RT/RW.
• Memodelkan kebutuhan aplikasi dalam bentuk prototipe.

●Programmer

Tugasnya:

• Menerjemahkan hasil analisis menjadi aplikasi.
• Menulis kode program.

●Tester

Tugasnya: 

• Membuat skenario tes.
• Melakukan tes terhadap aplikasi yang dibuat.
• Mendokumentasikan hasil tes.

3. Penyusunan Rencana Kerja

Gantt Chart dapat digunakan dalam penyusunan rencana kerja. Gantt Chart merupakan grafik berarah yang merepresentasikan urutan paket-paket pekerjaan yang dilakukan. Chart ini awalnya dikonsep oleh Henry Gantt yang merupakan seorang insinyur mesin di Amerika tahun 1910. Gantt Chart memiliki beberapa manfaat yaitu mengetahui proses proyek, manajemen waktu, dan komunikasi. 

Software atau aplikasi yang digunakan dalam pembuatan Gantt Chart, yaitu Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Powerpoint, Microsoft Project, Google Sheets, Google Document, TeamGant, Instagantt, ProofHub, Wrike, dan lainnya.

Komponen-komponen yang terdapat dalam Gantt Chart sebagai berikut.

a. Task list: daftar tugas yang ditulis dari atas ke bawah.

b. Timeline: penunjuk waktu yang ditulis dari arah kiri ke kanan.

c. Dateline: garis penunjuk waktu yang saat ini digunakan, ditulis di antara timeline/bagian tengah timeline. Berisj pekerjaan yang harus diselesaikan hari ini dan tugas yang harus dikerjakan di masa depan.

d. Bars: digambarkan dengan diagram batang untuk menunjukkan seberapa jauh tugas sudah dikerjakan, dan menunjukkan tenggat waktu atau deadline pekerjaan. 

e. Progress: mencatat persentase tugas yang telah dikerjakan.

f. Milestones: penanda waktu dari suatu agenda penting. Misalnya tanggal tertentu/progres rapat yang harus dilakukan.

g. Dependencies: garis lurus yang menghubungkan beberapa tugas yang nantinya akan ada keterangan terkait tugas-tugas tersebut yang di dalamnya saling bergantung.

h. Resource assigned: bertanggung jawab atas tugas dan deadline yang sudah dibuat. Tabel Gantt chart tidak akan dikatakan selesai jika tidak ada resource assigned.

Kegiatan PLB berorientasi pada project based learning, di mana siswa menghadapi masalah nyata dan bekerja secara kolaboratif untuk menemukan solusi. Tujuannya adalah meningkatkan motivasi belajar siswa, menciptakan pembelajaran mandiri yang inovatif dan fokus pada pemecahan masalah sehari-hari. Metode ini juga mengembangkan pengetahuan mendalam, keterampilan berpikir kritis, kolaborasi, kreativitas, dan komunikasi.

Langkah-langkah yang harus diperhatikan saat menerapkan project based learning sebagai berikut.

a. Mengawali dengan sebuah pertanyaan.

b. Membuat perencanaan.

c. Menyusun jadwal aktivitas.

d. Mengawasi proses pengerjaan proyek

e. Memberikan penilaian terhadap produk yang dihasilkan 

f. Melakukan evaluasi dari pengalaman proyek.

4. Observasi Lapangan

Pada contoh kasus, observasi lapangan dilakukan dengan cara berdiskusi dengan pengurus RT/RW di lingkungan sekitar dengan topik permasalahan mengenai pendataan kependudukan atau pelayanan publik. Sebagai contoh masalah yang dapat dipelajari sebagai berikut.

a. Masalah kependudukan dalam RT/RW.

b. Alur pelaksanaan dan orang-orang yang terlibat dalam pelayanan yang ada di RT/RW. Hasil observasi lapangan ditulis dalam sebuah format agar mudah terbaca. Tindak lanjut dari masalah yang telah ditemukan adalah melakukan diskusi kelompok yang bertujuan untuk membuat rencana kerja selanjutnya.

5. Perancangan dan Pengembangan Aplikasi

Tujuan utama dalam proyek ini adalah mengembangkan sebuah aplikasi. Dalam pengembangan aplikasi ini dibutuhkan tools, bahan dan sarana, di antaranya komputer/laptop, akses internet, alat tulis, aplikasi pengolah kata/data, dan lain-lain.

C. Monitoring dan Evaluasi Proyek 

Dokumentasi aktivitas proyek diperlukan untuk memonitoring dan evaluasi. Setiap anggota kelompok wajib mendokumentasikan kegiatan untuk laporan kemajuan dan akhir. Penyusunan laporan adalah tahap akhir proyek, mencakup deskripsi proyek, masalah, solusi, kendala, dan rencana tindak lanjut. Setelah proyek selesai, dilakukan refleksi dan evaluasi diri, baik individu maupun kelompok, untuk memperbaiki kinerja di proyek selanjutnya. Evaluasi dilakukan dengan memberikan kritik objektif dan saran membangun.